Ovast – gevestigd aan Ramstraat 27, 3581 HD te Utrecht – beheert, ontwikkelt en verhuurt verschillende woon- en/of werkruimtes aan zowel particulieren als zakelijke relaties. Op ons vestigingsadres hebben wij meerdere vastgoedbedrijven, die gekoppeld zijn aan Ovast en staan ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. In het kader van onze dienstverlening verwerken wij daardoor privacygevoelige informatie, ook wel persoonsgegevens genoemd.

Wij nemen binnen ons bedrijf de nodige maatregelen om uw privacy te waarborgen en gaan uiterst zorgvuldig met uw persoonsgegevens om. Ovast houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Via deze privacyverklaring leggen wij u uit, welke persoonsgegevens wij gebruiken en met welk doel. Wij raden u aan deze zorgvuldig te lezen.

Verwerkingsverantwoordelijke

Ovast is verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt persoonsgegevens van particuliere- en zakelijke huurders of leveranciers ten behoeve van het volgende:

  • Communicatie over de opdracht, verhelpen van onderhoudsproblemen en/of overlast
  • De uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht
  • (Financieel-) administratieve doelstellingen

Het uitgangspunt voor het verwerken van deze persoonsgegevens is de overeengekomen opdracht. Dat wil zeggen dat beide partijen akkoord gaan met de desbetreffende afspraak. Zoals bijvoorbeeld een huurcontract of een offerte.

Hiervoor kan Ovast de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Achternaam
  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Adres
  • Postcode
  • Woonplaats
  • (Mobiele) Telefoonnummer
  • E-mail
  • Bankgegevens
  • Beroep
  • Uittreksel KvK
  • Salarisspecificatie
  • Kopie geldig legitimatiebewijs
  • Adres- en contactgegevens ouders/bewindvoerders
  • Incassotrajecten

Uw persoonsgegevens worden door Ovast opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst. Bij het beëindigen van de overeenkomst worden deze persoonsgegevens voor maximaal 10 jaar bewaard.

Verstrekking persoonsgegevens aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van:

  • Softwareprogramma’s voor het verwerken van het digitaal huurdossier ten behoeve van onze opdrachten
  • Softwareprogramma’s voor het verwerken van de (financiële) administratie
  • E-mailprogramma’s voor het intern en extern communiceren

Daarnaast werken wij met partijen zoals:

  • Verzekeraars
  • Banken
  • Administrateurs
  • Boekhouders
  • Accountants
  • Verkoopmakelaars
  • Notarissen
  • Juristen
  • Advocaten
  • Incassobureaus
  • VvE-beheerders
  • Aannemers
  • Hoveniers
  • Vakmensen op het gebied van gas, water en elektra
  • Bouw- en schoonmaakbedrijven

Met deze partijen maken wij de nodige afspraken om de veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen. Wij zullen nooit uw persoonsgegevens aan derden verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Minderjarigen

Wij verwerken geen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) tenzij daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Beveiliging

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot uw persoonsgegevens te beperken. Hiervoor zijn de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens Ovast op de hoogte zijn van uw gegevens, zijn gehouden aan de geheimhouding daarvan
  • Ons kantoor is zowel in- als uitpandig (elektronisch) beveiligd op verschillende manieren. Onbevoegden hebben geen toegang zonder de daarvoor bestemde toegangsmiddelen
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord op al onze systemen
  • We gebruiken en beveiligd netwerk waarbij volgpogingen op afstand zijn geblokkeerd
  • We hebben de mogelijkheid tot het pseudonimiseren en encrypten van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is en mits dat mogelijk is
  • We maken back-ups van de (persoons)gegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten

Wijziging in deze privacy verklaring

Ovast kan deze privacyverklaring periodiek wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Het is nuttig om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen.

Wijzigen persoonsgegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van u hebben ontvangen. Daarnaast heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook kunt u de door u verstrekte gegevens door ons laten overdragen aan uzelf, of in opdracht van u direct aan een andere partij. Het verwerken hiervan doen wij zo snel mogelijk, maar binnen 4 weken. Hiervoor vragen wij een redelijke vergoeding.

U kunt omtrent bovenstaande contact met ons opnemen via info@ovast.nl. Wij zullen u vragen om u hiervoor, vooraf te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Inwerkingtreding

Deze (vernieuwde) privacyverklaring is in werking getreden op 22 maart 2019. *

* Privacyverklaring downloaden in pdf-formaat.